Voorraadmeldingen helpen je een optimale voorraad te behouden door je automatisch te waarschuwen wanneer producten hun minimumniveau bereiken. Zo voorkom je dat producten uitverkocht raken en kun je ze opnieuw bestellen voordat ze helemaal op zijn.
Zo schakel je meldingen voor lage voorraad voor een product in:
- Bewerk het product dat je wilt bewaken
- Zoek het veld Kritiek voorraadniveau
- Voer de minimale hoeveelheid in die een melding moet activeren
- Sla het product op
Hoe het werkt:
Wanneer je voorraad tot of onder dit niveau daalt, activeert Telesto meldingen voor lage voorraad zodat je opnieuw kunt bestellen voordat de voorraad helemaal op is.
Een kritiek niveau van 0 betekent geen meldingen.
Een product wordt pas bewaakt zodra je een kritiek niveau boven 0 instelt. Als het veld op 0 blijft staan, wordt dat product behandeld alsof het geen drempel heeft en verschijnt het nooit in meldingen of rapporten voor lage voorraad. Dit is de meest voorkomende reden waarom een product genegeerd lijkt te worden.
- Positief getal (bijv. 10): Melding wanneer de voorraad tot of onder deze hoeveelheid daalt
- Nul (0): Geen drempel ingesteld, het product wordt niet bewaakt
- Min één (-1): Expliciet uitgesloten van meldingen en rapporten voor lage voorraad
Net zo belangrijk als het bewaken van lage voorraadniveaus is het bijhouden van wanneer de voorraad de optimale niveaus overschrijdt. Overvoorraadlimieten helpen je producten te herkennen die mogelijk te veel kapitaal vastleggen of te veel ruimte in het magazijn innemen.
Zo stel je een overvoorraadlimiet voor een product in:
- Bewerk het product dat je wilt bewaken
- Zoek het veld Overvoorraadlimiet
- Voer de maximale drempelhoeveelheid in
- Sla het product op
Voorbeeld:
Als je de overvoorraadlimiet instelt op 100 en je huidige voorraad is 110 stuks, verschijnt dit product in het Overvoorraadrapport omdat het de drempel met 10 stuks heeft overschreden.
Waarom overstock-limieten belangrijk zijn:
• Voorkomt dat er te veel kapitaal vastzit in je voorraad
• Signaleert langzaam lopende producten die mogelijk een promotie nodig hebben
• Helpt de benutting van je magazijnruimte te optimaliseren
• Zorgt voor een beter beheer van je cashflow
- Positief getal (bijv. 100): Stelt de bovengrens in - producten met een voorraad boven dit niveau verschijnen in de overstock-rapporten
- Nul (0): Elke voorraadhoeveelheid activeert overstock-meldingen - handig voor producten die niet op voorraad gehouden moeten worden
- Min één (-1): Schakelt de overstock-controle voor dit product volledig uit
Configuratievoorbeelden:
• Ingesteld op 0: Een product met 3 stuks op voorraad verschijnt in het overstock-rapport
• Ingesteld op -1: Het product wordt volledig genegeerd in overstock-rapporten, ongeacht het voorraadniveau
Telesto biedt twee soorten meldingen bij lage voorraad:
- Worden meteen verstuurd wanneer een artikel zijn kritieke voorraadniveau bereikt
- Verschijnen als een pushmelding op je apparaat
- Worden één keer per dag verstuurd en tonen elk product dat momenteel op of onder zijn kritieke niveau zit
- Bevatten producten, ongeacht of er recent activiteit is geweest
- Het aantal producten met een lage voorraad staat in de onderwerpregel
Hoe vaak je over hetzelfde product hoort:
Een product wordt gemeld op de dag dat het onder zijn kritieke niveau zakt. Als het laag blijft, krijg je er één keer per week een herinnering over in plaats van elke dag, zodat de e-mail nuttig blijft en geen ruis wordt.
- Ga naar Instellingen
- Open het tabblad Meldingen
- Schakel de dagelijkse e-mail bij lage voorraad in of uit
- Sla je wijzigingen op
Ontvang je de dagelijkse e-mail niet? Controleer het volgende op volgorde:
• De dagelijkse e-mail bij lage voorraad is ingeschakeld in Instellingen → Meldingen
• Je producten hebben een kritiek voorraadniveau boven 0
• De producten zijn niet als inactief gemarkeerd, want inactieve producten worden nooit meegenomen
• De e-mail is niet in je spammap terechtgekomen
Voor monitoring op aanvraag kun je op elk moment uitgebreide voorraadrapporten genereren:
- Ga naar Rapporten vanaf het hoofdscherm
- Kies een van de opties voor voorraadrapporten:
- Producten met lage voorraad: Volledig overzicht van alle artikelen met lage voorraad
- Producten met lage voorraad (per categorie): Geordend op productcategorieën
- Producten met lage voorraad (per magazijn): Gegroepeerd per locatie
- Producten met lage voorraad (per leverancier): Geordend per leverancier voor eenvoudig bijbestellen
- Overvoorraadrapport: Toont alle producten die hun overvoorraadlimiet overschrijden
- Pas indien nodig extra filters toe
- Tik op Rapport tonen
Zo sluit je een product uit van meldingen bij lage voorraad en van rapporten:
- Bewerk het product
- Stel het Kritiek voorraadniveau in op -1
- Sla het product op
Zo sluit je een product uit van overvoorraadbewaking:
- Bewerk het product
- Stel de Overvoorraadlimiet in op -1
- Sla het product op
Handige tips:
• Stel kritieke voorraadniveaus af op de levertijden van je leveranciers. Als het een week duurt om nieuwe voorraad te ontvangen, stel het niveau dan hoog genoeg in om de verwachte verkopen tijdens die week op te vangen, plus een veiligheidsmarge.
• Bekijk overvoorraadrapporten regelmatig om langzaam lopende voorraad te herkennen die baat kan hebben bij acties of seizoenscampagnes.
Als je meer dan één magazijn beheert, kun je meldingen ook per locatie naar specifieke personen sturen. Zie Lage voorraad-meldingen per magazijn.
