De projectenmodule houdt bij welke artikelen zijn uitgegeven aan mensen die buiten je magazijn werken: aannemers op een bouwplaats, monteurs in servicevoertuigen, medewerkers op een externe locatie. Op elk moment zie je wat het magazijn heeft verlaten, wie het heeft en naar welke klus het is gegaan.
- Bouwplaatsen: gereedschap en materialen toegewezen aan een bouwproject
- Servicevoertuigen: onderdelen en apparatuur die elke monteur bij zich heeft
- Uitlenen van gereedschap en apparatuur: artikelen die aan een medewerker worden meegegeven en na afloop van de klus worden teruggebracht
- Externe locaties: apparatuur ingezet op een verafgelegen werklocatie
Er zijn drie lagen, en het helpt om die voor je te zien voordat je begint:
Project → de klus zelf (naam, contractnummer, einddatum)
Aannemer → de persoon die het werk uitvoert (een medewerker of een externe aannemer)
Toewijzing → de producten die deze persoon voor dat project heeft, met aantallen en het bronmagazijn
Een aannemer wordt eenmalig aangemaakt en kan daarna aan een onbeperkt aantal projecten worden toegewezen. Elke toewijzing heeft zijn eigen productlijst en zijn eigen status, zodat dezelfde persoon tegelijkertijd aan meerdere klussen kan werken zonder dat de artikelen door elkaar raken.
Dezelfde aannemer kan zelfs twee keer aan één project worden toegewezen, bijvoorbeeld één set artikelen die al is teruggebracht en een tweede set die nog onderweg is. Elke toewijzing wordt apart bijgehouden.
- Open Projecten vanaf het startscherm
- Ga naar het tabblad Aannemers
- Tik op de knop +
- Voer de Naam van de aannemer in
- Kies het Type: Medewerker voor intern personeel, Aannemer voor externe werkers of bedrijven
- Tik op Wijzigingen opslaan
- Ga terug naar het tabblad Projecten
- Tik op de knop +
- Vul in:
- Projectnaam
- Status (begin met Niet gestart of In uitvoering)
- Contractnr., je eigen referentie voor facturatie of administratie
- Einddatum, de beoogde opleverdatum
- Tik op Wijzigingen opslaan
- Open het project vanuit de lijst
- Tik op de knop + om een aannemer aan dit project toe te voegen
- Selecteer de aannemer en stel de Status van de toewijzing in
- Tik in de toewijzing, onder Toegewezen producten, op + om een regel toe te voegen
- Kies het Product, ofwel uit de lijst ofwel door op het barcodepictogram te tikken om het te scannen
- Voer het Aantal in
- Kies het Magazijn waar de artikelen vandaan komen
- Herhaal dit voor elk artikel en tik daarna op Wijzigingen opslaan
Dat is de complete instelling. Vanaf hier toont het project elke aannemer op de klus, en elke aannemer toont alles wat hij in beheer heeft.
Het Projecten-scherm heeft twee tabbladen:
- Projecten: al je projecten, elk met de bijbehorende status en einddatum. De gekleurde balk bovenaan telt hoeveel projecten zich in elke status bevinden, zodat je in één oogopslag ziet of er iets vastloopt.
- Aannemers: iedereen die je hebt toegevoegd, aangeduid als Medewerker of Aannemer.
Als je een project opent, zie je de status, het contractnummer en elke aannemer die eraan is toegewezen, met een badge die aangeeft hoeveel artikelen elk van hen momenteel in beheer heeft. Tik op een aannemer om precies te zien of te bewerken welke producten hij heeft.
Om de gegevens van het project zelf te wijzigen, tik je op het tandwielpictogram rechtsboven.
Er worden twee afzonderlijke statussen bijgehouden, en dat is goed om te begrijpen:
- Niet gestart: aangemaakt, maar het werk is nog niet begonnen
- Bezig: actief werk
- Voltooid: afgerond
- Vastgelopen: gepauzeerd of geblokkeerd
Elke toewijzing van een onderaannemer binnen een project heeft een eigen status. Zo kun je het deel van één persoon als afgerond markeren terwijl de rest van de klus doorloopt, en dat is wat de gekleurde badges op het projectscherm weergeven.
Open het tabblad Onderaannemers en tik op een naam. Hun profiel toont Toegewezen producten: alles wat momenteel aan hen is toegewezen, met aantallen.
Voorbeeld: een monteur komt terug van een klus. Open hun profiel, bekijk de vier artikelen die ze bij zich hadden, open vervolgens de betreffende toewijzing en verwijder of verminder de regels voor alles wat terug is gekomen. De overgebleven regels zijn wat ze nog in bezit hebben.
Je kunt een projectrapport exporteren als PDF met daarin elk project, de bijbehorende onderaannemers en de toegewezen materialen met aantallen en datums.
- Ga naar Rapporten
- Selecteer het rapport Projecten
- Pas eventuele filters toe en tik op Rapport tonen
- Gebruik het PDF-icoon om het te exporteren of te delen
Als je Projecten niet in de rapportenlijst ziet, schakel het dan eerst in via Instellingen → Rapporten → Zichtbare rapporten en sla op.
Alles hierboven kan ook programmatisch worden gedaan. De API omvat projecten, onderaannemers en toegewezen artikelen, zodat je vanuit je eigen systeem projecten kunt aanmaken, mensen kunt toewijzen en artikeltoewijzingen kunt vastleggen.
Endpointdocumentatie: Projects API-referentie
- Maak je aannemers aan voordat je projecten aanmaakt, zodat je ze meteen kunt selecteren.
- Een aannemer kan aan zoveel projecten worden toegewezen als je nodig hebt, en een project kan zoveel aannemers hebben als je nodig hebt.
- Bij elk toegewezen item wordt vastgelegd uit welk magazijn het afkomstig is, zodat je een duidelijk spoor houdt van het magazijn tot aan de persoon.
- Je kunt een barcode scannen in plaats van producten uit de lijst te kiezen, wat veel sneller gaat bij het toewijzen van meerdere items.
- Een project afronden verwijdert niets. Het overzicht blijft bewaard, zodat je later kunt terugzien wat er is toegewezen en aan wie.
