Das Projektmodul verfolgt Artikel, die an Personen ausgegeben werden, die außerhalb Ihres Lagers arbeiten: Auftragnehmer auf einer Baustelle, Techniker in Servicefahrzeugen, Mitarbeiter an einem entfernten Standort. Jederzeit sehen Sie, was das Lager verlassen hat, wer es hat und zu welchem Auftrag es gehört.

Typische Anwendungsfälle
  • Baustellen: Werkzeuge und Materialien, die einem Bauprojekt zugewiesen sind
  • Servicefahrzeuge: Teile und Ausrüstung, die jeder Techniker mit sich führt
  • Werkzeug- und Geräteverleih: Artikel, die an einen Mitarbeiter ausgegeben und nach Abschluss des Auftrags zurückgegeben werden
  • Entfernte Standorte: Ausrüstung, die an einen weit entfernten Arbeitsort gebracht wird
So funktioniert es

Es gibt drei Ebenen, und es hilft, sie sich vorzustellen, bevor Sie beginnen:

Projekt → der Auftrag selbst (Name, Vertragsnummer, Enddatum)
Auftragnehmer → die Person, die die Arbeit ausführt (ein Mitarbeiter oder ein externer Auftragnehmer)
Zuweisung → die Produkte, die diese Person für dieses Projekt hat, mit Mengen und Quelllager

Ein Auftragnehmer wird einmal angelegt und kann dann beliebig vielen Projekten zugewiesen werden. Jede Zuweisung hat ihre eigene Produktliste und ihren eigenen Status, sodass dieselbe Person gleichzeitig bei mehreren Aufträgen erscheinen kann, ohne dass ihre Artikel durcheinandergeraten.

Derselbe Auftragnehmer kann sogar zweimal einem Projekt zugewiesen werden, zum Beispiel eine bereits zurückgegebene Charge von Artikeln und eine zweite Charge, die noch draußen ist. Jede Zuweisung wird separat verfolgt.

Erste Schritte
Schritt 1: Auftragnehmer hinzufügen
  1. Öffnen Sie Projekte vom Startbildschirm aus
  2. Wechseln Sie zum Tab Auftragnehmer
  3. Tippen Sie auf die Schaltfläche +
  4. Geben Sie den Namen des Auftragnehmers ein
  5. Wählen Sie den Typ: Mitarbeiter für internes Personal, Auftragnehmer für externe Arbeitskräfte oder Unternehmen
  6. Tippen Sie auf Änderungen speichern
Schritt 2: Projekt erstellen
  1. Wechseln Sie zurück zum Tab Projekte
  2. Tippen Sie auf die Schaltfläche +
  3. Füllen Sie aus:
    • Projektname
    • Status (beginnen Sie mit „Nicht begonnen“ oder „In Bearbeitung“)
    • Auftragsnr., Ihre eigene Referenz für die Abrechnung oder Unterlagen
    • Fertigstellungsdatum, das angestrebte Abschlussdatum
  4. Tippen Sie auf Änderungen speichern
Schritt 3: Einen Auftragnehmer dem Projekt zuweisen
  1. Öffnen Sie das Projekt aus der Liste
  2. Tippen Sie auf die Schaltfläche +, um diesem Projekt einen Auftragnehmer hinzuzufügen
  3. Wählen Sie den Auftragnehmer aus und legen Sie den Status der Zuweisung fest
Schritt 4: Produkte zuweisen
  1. Tippen Sie in der Zuweisung unter Zugewiesene Produkte auf +, um eine Zeile hinzuzufügen
  2. Wählen Sie das Produkt aus, entweder aus der Liste oder indem Sie auf das Barcode-Symbol tippen, um es zu scannen
  3. Geben Sie die Menge ein
  4. Wählen Sie das Lager, aus dem die Artikel stammen
  5. Wiederholen Sie dies für jeden Artikel und tippen Sie dann auf Änderungen speichern

Das ist die gesamte Einrichtung. Von hier aus zeigt das Projekt jeden Auftragnehmer im Einsatz an, und bei jedem Auftragnehmer sehen Sie alles, was er gerade führt.

Der Projekte-Bildschirm

Der Projekte-Bildschirm hat zwei Tabs:

  • Projekte: alle Ihre Projekte, jeweils mit Status und Fertigstellungsdatum. Der farbige Balken oben zählt, wie viele Projekte sich in welchem Status befinden, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob irgendwo etwas feststeckt.
  • Auftragnehmer: alle, die Sie hinzugefügt haben, gekennzeichnet als Mitarbeiter oder Auftragnehmer.

Wenn Sie ein Projekt öffnen, sehen Sie dessen Status, die Auftragsnummer und jeden zugewiesenen Auftragnehmer, mit einem Badge, das anzeigt, wie viele Artikel jeder derzeit führt. Tippen Sie auf einen Auftragnehmer, um genau zu sehen oder zu bearbeiten, welche Produkte er hat.

Um die Details des Projekts selbst zu ändern, tippen Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.

Status

Es werden zwei separate Status erfasst, was wichtig zu verstehen ist:

Projektstatus
  • Nicht begonnen: erstellt, aber die Arbeit hat noch nicht begonnen
  • In Bearbeitung: aktive Arbeit
  • Abgeschlossen: fertiggestellt
  • Blockiert: pausiert oder blockiert
Zuweisungsstatus

Die Zuweisung jedes Auftragnehmers innerhalb eines Projekts hat ihren eigenen Status. So können Sie den Teil einer Person als abgeschlossen markieren, während der Rest der Arbeit weiterläuft – und genau das spiegeln die farbigen Kennzeichen auf dem Projektbildschirm wider.

Prüfen, was jemand hat

Öffnen Sie den Tab Auftragnehmer und tippen Sie auf einen beliebigen Namen. Im Profil werden die Zugewiesenen Produkte aufgeführt – alles, was der Person aktuell zugewiesen ist, mit Mengen.

Beispiel: Ein Techniker kehrt von einem Einsatz zurück. Öffnen Sie sein Profil, sehen Sie die vier Artikel, die er dabei hatte, öffnen Sie dann die entsprechende Zuweisung und entfernen oder reduzieren Sie die Positionen für alles, was zurückgekommen ist. Die verbleibenden Positionen sind das, was er noch hat.

Projektberichte

Sie können einen Projektbericht als PDF exportieren, der jedes Projekt, seine Auftragnehmer und die zugewiesenen Materialien mit Mengen und Datum zeigt.

  1. Gehen Sie zu Berichte
  2. Wählen Sie den Bericht Projekte
  3. Wenden Sie beliebige Filter an und tippen Sie dann auf Bericht anzeigen
  4. Verwenden Sie das PDF-Symbol, um ihn zu exportieren oder zu teilen

Wenn Projekte nicht in der Berichtsliste erscheint, aktivieren Sie den Bericht zunächst unter Einstellungen → Berichte → Sichtbare Berichte und speichern Sie.

Die API verwenden

Alles oben Genannte lässt sich auch programmatisch erledigen. Die API deckt Projekte, Auftragnehmer und zugewiesene Artikel ab, sodass Sie Projekte anlegen, Personen zuweisen und Artikelzuweisungen direkt aus Ihrem eigenen System erfassen können.

Endpunkt-Dokumentation: Projects-API-Referenz

Gut zu wissen
  • Legen Sie Ihre Auftragnehmer an, bevor Sie Projekte erstellen, damit sie zur Auswahl bereitstehen.
  • Ein Auftragnehmer kann so vielen Projekten zugewiesen werden, wie Sie benötigen, und einem Projekt können so viele Auftragnehmer zugeordnet werden, wie Sie benötigen.
  • Bei jedem zugewiesenen Artikel wird festgehalten, aus welchem Lager er stammt, sodass Sie eine klare Nachverfolgung vom Lager bis zur Person haben.
  • Sie können einen Barcode scannen, anstatt Produkte aus der Liste auszuwählen – das ist deutlich schneller, wenn Sie mehrere Artikel zuweisen.
  • Beim Abschließen eines Projekts wird nichts gelöscht. Der Datensatz bleibt erhalten, sodass Sie später nachvollziehen können, was und wem zugewiesen wurde.