Le module projets permet de suivre les articles remis aux personnes travaillant hors de votre entrepôt : sous-traitants sur un chantier, techniciens dans des véhicules de service, personnel sur un site distant. À tout moment, vous pouvez voir ce qui est sorti de l'entrepôt, qui le détient et à quel chantier cela a été affecté.
- Chantiers de construction : outils et matériaux affectés à un projet de construction
- Véhicules de service : pièces et équipements transportés par chaque technicien
- Prêt d'outils et d'équipements : articles remis à un travailleur et retournés à la fin du chantier
- Sites distants : équipements déployés sur un site de travail éloigné
Il existe trois niveaux, et il est utile de bien les visualiser avant de commencer :
Projet → le chantier lui-même (nom, numéro de contrat, date de fin)
Sous-traitant → la personne qui effectue le travail (un employé ou un sous-traitant externe)
Affectation → les produits que cette personne détient pour ce projet, avec les quantités et l'entrepôt source
Un sous-traitant est créé une seule fois et peut ensuite être affecté à autant de projets que nécessaire. Chaque affectation dispose de sa propre liste de produits et de son propre statut, de sorte qu'une même personne peut apparaître sur plusieurs chantiers en même temps sans que ses articles ne soient mélangés.
Un même sous-traitant peut même être affecté deux fois à un seul projet, par exemple un premier lot d'articles déjà retournés et un second lot encore sorti. Chaque affectation est suivie séparément.
- Ouvrez Projets depuis l'écran d'accueil
- Passez à l'onglet Sous-traitants
- Appuyez sur le bouton +
- Saisissez le Nom du sous-traitant
- Choisissez le Type : Employé pour le personnel interne, Sous-traitant pour les travailleurs ou entreprises externes
- Appuyez sur Enregistrer les modifications
- Revenez à l'onglet Projets
- Appuyez sur le bouton +
- Renseignez :
- Nom du projet
- Statut (commencez par Non démarré ou En cours)
- N° de contrat, votre propre référence pour la facturation ou les documents
- Date de fin, la date d'achèvement prévue
- Appuyez sur Enregistrer les modifications
- Ouvrez le projet depuis la liste
- Appuyez sur le bouton + pour ajouter un prestataire à ce projet
- Sélectionnez le prestataire et définissez le Statut de l'affectation
- Dans l'affectation, sous Produits affectés, appuyez sur + pour ajouter une ligne
- Choisissez le Produit, soit dans la liste, soit en appuyant sur l'icône de code-barres pour le scanner
- Saisissez la Quantité
- Choisissez l'entrepôt d'où proviennent les articles
- Répétez pour chaque article, puis appuyez sur Enregistrer les modifications
Voilà toute la configuration. À partir de là, le projet affiche chaque prestataire présent sur le chantier, et chaque prestataire affiche tout ce qu'il détient.
L'écran Projets comporte deux onglets :
- Projets : tous vos projets, chacun affichant son statut et sa date de fin. La barre colorée en haut compte le nombre de projets dans chaque statut, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil si quelque chose est bloqué.
- Prestataires : toutes les personnes que vous avez ajoutées, avec l'étiquette Employé ou Prestataire.
L'ouverture d'un projet affiche son statut, son numéro de contrat et tous les prestataires qui y sont affectés, avec un badge indiquant le nombre d'articles que chacun détient actuellement. Appuyez sur un prestataire pour voir ou modifier exactement quels produits il détient.
Pour modifier les détails du projet lui-même, appuyez sur l'icône d'engrenage en haut à droite.
Deux statuts distincts sont suivis, ce qu'il est utile de comprendre :
- Non démarré : créé, mais le travail n'a pas encore commencé
- En cours : travail actif
- Terminé : achevé
- Bloqué : en pause ou bloqué
L'affectation de chaque prestataire au sein d'un projet possède son propre statut. Cela vous permet de marquer la partie d'une personne comme terminée pendant que le reste du travail se poursuit, et c'est ce que reflètent les badges colorés sur l'écran du projet.
Ouvrez l'onglet Prestataires et touchez un nom. Son profil répertorie les Produits affectés, c'est-à-dire tout ce qui lui est actuellement affecté, avec les quantités.
Exemple : un technicien revient d'une intervention. Ouvrez son profil, consultez les quatre articles qu'il transportait, puis ouvrez l'affectation concernée et supprimez ou réduisez les lignes correspondant à ce qui a été rapporté. Les lignes restantes correspondent à ce qu'il détient encore.
Vous pouvez exporter un rapport de projet au format PDF présentant chaque projet, ses prestataires et le matériel affecté avec les quantités et les dates.
- Accédez à Rapports
- Sélectionnez le rapport Projets
- Appliquez les filtres souhaités, puis touchez Afficher le rapport
- Utilisez l'icône PDF pour l'exporter ou le partager
Si vous ne voyez pas Projets dans la liste des rapports, activez-le d'abord sous Paramètres → Rapports → Rapports visibles, puis enregistrez.
Tout ce qui précède peut également être réalisé de façon programmatique. L'API couvre les projets, les prestataires et les articles affectés, ce qui vous permet de créer des projets, d'affecter des personnes et d'enregistrer des affectations d'articles depuis votre propre système.
Documentation des points de terminaison : Référence de l'API Projets
- Créez vos sous-traitants avant de créer des projets, afin qu'ils soient prêts à être sélectionnés.
- Un sous-traitant peut être affecté à autant de projets que nécessaire, et un projet peut compter autant de sous-traitants que nécessaire.
- Chaque article affecté enregistre l'entrepôt dont il provient, ce qui vous permet de garder une traçabilité claire entre l'entrepôt et la personne.
- Vous pouvez scanner un code-barres au lieu de choisir les produits dans la liste, ce qui est bien plus rapide lorsque vous affectez plusieurs articles.
- Terminer un projet ne supprime rien. L'enregistrement est conservé, ce qui vous permet de revoir ce qui a été affecté et à qui.
