El módulo de proyectos hace seguimiento de los artículos entregados a personas que trabajan fuera de tu almacén: contratistas en una obra, técnicos en vehículos de servicio, personal en una ubicación remota. En cualquier momento puedes ver qué salió del almacén, quién lo tiene y a qué trabajo se destinó.
- Obras de construcción: herramientas y materiales asignados a un proyecto de obra
- Vehículos de servicio: piezas y equipos que lleva cada técnico
- Préstamo de herramientas y equipos: artículos entregados a un trabajador que se devuelven al terminar el trabajo
- Ubicaciones remotas: equipos desplegados en un lugar de trabajo lejano
Hay tres niveles, y conviene tenerlos claros antes de empezar:
Proyecto → el trabajo en sí (nombre, número de contrato, fecha de finalización)
Contratista → la persona que realiza el trabajo (un empleado o un contratista externo)
Asignación → los productos que esa persona tiene para ese proyecto, con cantidades y almacén de origen
Un contratista se crea una sola vez y luego puede asignarse a cualquier cantidad de proyectos. Cada asignación tiene su propia lista de productos y su propio estado, de modo que la misma persona puede aparecer en varios trabajos a la vez sin que sus artículos se mezclen.
El mismo contratista puede incluso asignarse dos veces a un solo proyecto, por ejemplo un lote de artículos ya devueltos y un segundo lote que sigue fuera. Cada asignación se hace seguimiento por separado.
- Abre Proyectos desde la pantalla de inicio
- Cambia a la pestaña Contratistas
- Toca el botón +
- Introduce el Nombre del contratista
- Elige el Tipo: Empleado para el personal interno, Contratista para trabajadores o empresas externas
- Toca Guardar cambios
- Vuelve a la pestaña Proyectos
- Toca el botón +
- Completa:
- Nombre del proyecto
- Estado (empieza con Sin iniciar o En progreso)
- N.º de contrato, tu propia referencia para facturación o documentación
- Fecha de finalización, la fecha prevista de finalización
- Toca Guardar cambios
- Abre el proyecto desde la lista
- Toca el botón + para añadir un contratista a este proyecto
- Selecciona el contratista y define el Estado de la asignación
- En la asignación, dentro de Productos asignados, toca + para añadir una línea
- Elige el Producto, ya sea desde la lista o tocando el icono de código de barras para escanearlo
- Introduce la Cantidad
- Elige el almacén del que provienen los artículos
- Repite para cada artículo y luego toca Guardar cambios
Con eso queda toda la configuración. A partir de aquí, el proyecto muestra todos los contratistas asignados al trabajo, y cada contratista muestra todo lo que tiene a su cargo.
La pantalla de Proyectos tiene dos pestañas:
- Proyectos: todos tus proyectos, cada uno con su estado y fecha de finalización. La barra de colores de la parte superior cuenta cuántos proyectos hay en cada estado, para que veas de un vistazo si algo está estancado.
- Contratistas: todos los que has añadido, etiquetados como Empleado o Contratista.
Al abrir un proyecto verás su estado, el número de contrato y todos los contratistas asignados, con una insignia que indica cuántos artículos tiene cada uno actualmente. Toca un contratista para ver o editar exactamente qué productos tiene.
Para cambiar los detalles del propio proyecto, toca el icono de engranaje en la esquina superior derecha.
Se registran dos estados distintos, y vale la pena entenderlos:
- Sin empezar: creado, pero el trabajo aún no ha comenzado
- En curso: trabajo activo
- Completado: finalizado
- Bloqueado: en pausa o detenido
La asignación de cada contratista dentro de un proyecto tiene su propio estado. Esto te permite marcar como finalizada la parte de una persona mientras el resto del trabajo continúa, y es lo que reflejan las etiquetas de colores en la pantalla del proyecto.
Abre la pestaña Contratistas y toca cualquier nombre. Su perfil muestra los Productos asignados, es decir, todo lo que tiene asignado actualmente con sus cantidades.
Ejemplo: un técnico vuelve de un trabajo. Abre su perfil, consulta los cuatro artículos que llevaba, luego abre la asignación correspondiente y elimina o reduce las líneas de lo que haya devuelto. Las líneas restantes son lo que todavía tiene en su poder.
Puedes exportar un informe de proyecto en PDF que muestra cada proyecto, sus contratistas y los materiales asignados con cantidades y fechas.
- Ve a Informes
- Selecciona el informe de Proyectos
- Aplica los filtros que quieras y luego toca Mostrar informe
- Usa el icono de PDF para exportarlo o compartirlo
Si no ves Proyectos en la lista de informes, actívalo primero en Ajustes → Informes → Informes visibles y luego guarda.
Todo lo anterior también se puede hacer de forma programática. La API abarca proyectos, contratistas y artículos asignados, para que puedas crear proyectos, asignar personas y registrar asignaciones de artículos desde tu propio sistema.
Documentación de los endpoints: Referencia de la API de Proyectos
- Crea tus contratistas antes de crear proyectos, para que estén listos para seleccionar.
- Puedes asignar un contratista a tantos proyectos como necesites, y un proyecto puede tener tantos contratistas como necesites.
- Cada artículo asignado registra de qué almacén procede, para que tengas un rastro claro desde el almacén hasta la persona.
- Puedes escanear un código de barras en lugar de elegir productos de la lista, lo cual es mucho más rápido al asignar varios artículos.
- Completar un proyecto no elimina nada. El registro se conserva, de modo que puedes consultar qué se asignó y a quién.
