Membuat Purchase Order dan Menerima Stok

Purchase order membantu Anda mengelola pesanan ke supplier dan otomatis memperbarui inventaris saat pesanan diterima dan ditandai sebagai selesai.

Memahami Status Purchase Order

Saat Anda pertama kali membuat purchase order secara manual, status default-nya adalah "Sedang Diproses". Inventaris tidak akan diperbarui sampai pesanan ditandai sebagai Selesai.

Status Purchase Order yang Tersedia
  • Draf: Pesanan yang dibuat otomatis dan perlu ditinjau sebelum diproses
  • Sedang Diproses: Status default untuk pesanan yang dibuat secara manual
  • Selesai: Pesanan diterima dan diproses (memicu pembaruan inventaris)
  • Tertunda: Pesanan yang mengalami keterlambatan pengiriman
  • Dibatalkan: Pesanan yang dibatalkan

Inventaris Anda akan diperbarui saat Anda mengubah status menjadi "Selesai". Telesto akan menanyakan apakah Anda ingin memperbarui inventaris, dan jika Anda menekan ya, setiap item akan ditambahkan ke warehouse yang dipilih dengan jumlah yang tercantum dalam pesanan.

Membuat Purchase Order

Ada dua cara untuk membuat purchase order di Telesto:

Opsi 1: Buat Secara Manual
  1. Buka modul Purchase Order
  2. Tekan ikon + untuk membuat pesanan baru
  3. Masukkan nomor pesanan (wajib)
  4. Pilih warehouse
  5. Pilih supplier (wajib)
  6. Masukkan lokasi pengiriman dan perkiraan tanggal pengiriman
  7. Tambahkan kolom lain jika diperlukan
  8. Tambahkan produk menggunakan ikon +
  9. Atur pajak dan diskon
  10. Simpan perubahan Anda
Opsi 2: Buat Otomatis dari Item Stok Rendah

Telesto dapat secara otomatis menyusun purchase order berdasarkan produk yang stoknya menipis. Ketuk ikon tongkat ajaib di pojok kanan atas layar Purchase Order, pilih supplier, dan Telesto akan menemukan semua item stok rendah lalu membuat Draf PO untuk Anda.

Untuk panduan lengkap fitur buat otomatis, lihat Membuat Purchase Order Otomatis dari Item Stok Rendah.

Pengaturan Nomor Pesanan

Urutan nomor pesanan akan bertambah otomatis berdasarkan pesanan terakhir Anda. Jika ini adalah purchase order pertama Anda, masukkan format nomor pesanan awal yang ingin Anda gunakan.

Informasi yang Diperlukan
  • Nomor Pesanan: Pengenal unik untuk purchase order
  • Supplier: Harus dipilih sebelum menambahkan produk
  • Warehouse: Lokasi tujuan untuk item yang diterima
Menambahkan Produk ke Purchase Order

Hanya produk yang terkait dengan supplier terpilih yang dapat ditambahkan ke purchase order.

Saat menambahkan produk:

  • Harga otomatis diambil dari profil produk
  • Pilihan warehouse menentukan lokasi item akan diterima
  • Jumlah dapat disesuaikan sesuai kebutuhan
Detail Pesanan
Informasi Pengiriman
  • Lokasi Pengiriman: Tempat pesanan akan dikirim
  • Perkiraan Tanggal Pengiriman: Kapan Anda memperkirakan menerima pesanan
Kolom Tambahan

Tambahkan informasi khusus yang akan muncul pada dokumen PDF.

Contoh Kolom Tambahan:
Kolom: "Status Paket" | Nilai: "Baru"
Ini akan menampilkan "Status Paket → Baru" pada PDF purchase order.
Menerima Pesanan

Saat Anda menerima pesanan:

  1. Buka purchase order
  2. Ubah status menjadi Selesai
  3. Konfirmasi pembaruan inventaris saat diminta
  4. Item otomatis ditambahkan ke gudang yang dipilih

Ketika sebuah purchase order diselesaikan:

  • Jumlah stok bertambah di gudang yang ditentukan
  • Semua transaksi inventaris yang diperlukan dibuat
  • Pesanan menjadi terkunci dan tidak dapat diubah dengan mudah

Jika Anda perlu mengubah pesanan yang sudah selesai, Anda mungkin harus menghapusnya dan membuatnya kembali. Semua transaksi inventaris dari pesanan yang sudah selesai akan tetap tersimpan dalam riwayat transaksi.