เอกสารขนส่ง หรือที่รู้จักกันทั่วไปว่า DDT (ย่อมาจาก Documento di Trasporto) เป็นเอกสารที่กฎหมายอิตาลีกำหนดให้ต้องใช้ บริษัทจะต้องออกเอกสารนี้เพื่อแสดงหรือยืนยันการเคลื่อนย้ายสินค้าหรือวัตถุดิบจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง แม้ในกรณีที่การขนย้ายเกิดขึ้นระหว่างโรงงานสองแห่งของบริษัทเดียวกันก็ตาม
DDT จะต้องถูกจัดทำขึ้นก่อนการจัดส่งสินค้า และต้องส่งให้ลูกค้าในวันเดียวกันกับวันที่มีการจัดส่ง แม้ตามกฎหมายจะสามารถส่งแยกจากตัวสินค้าได้ แต่ในทางปฏิบัติขอแนะนำให้ส่งเอกสาร DDT ไปพร้อมกับสินค้าและมอบให้ผู้รับโดยตรง
เอกสารนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการออก ใบแจ้งหนี้แบบเลื่อนกำหนด ซึ่งสามารถจัดทำได้ถึงวันที่ 15 ของเดือนถัดไปหลังจากวันที่จัดส่งสินค้า
เอกสารขนส่งในรูปแบบที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน เริ่มใช้ในอิตาลีเมื่อปี 1996 แทนที่ใบส่งของแบบเดิม โดยเป็นผลจากการบังคับใช้กฎหมายของสหภาพยุโรป ซึ่งทำให้ใบส่งของแบบเดิมไม่จำเป็นอีกต่อไปสำหรับการขนส่งระหว่างประเทศสมาชิก
จะสร้าง DDT ได้อย่างไร?
คุณสามารถสร้าง DDT ได้ด้วยตนเองโดยใช้เทมเพลต Excel หรือ PDF ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า วิธีนี้เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมาก แต่เมื่อกิจการขยายตัว มักจะไม่มีประสิทธิภาพและเสี่ยงต่อความผิดพลาด คุณต้องกรอกรายละเอียดด้วยตนเอง เช่น ผู้ส่ง ผู้รับ รายการสินค้า ปริมาณ หน่วยวัด วันที่จัดส่ง และเหตุผลในการขนส่ง
เพื่อให้ง่ายขึ้น หลายบริษัทใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้หรือซอฟต์แวร์จัดการสต๊อกที่สามารถสร้าง DDT จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ โดยเฉพาะเมื่อคุณจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าคนเดิมเป็นประจำ
หากคุณจัดการสต๊อกและจัดส่งสินค้าบ่อย Telesto: ระบบจัดการสต๊อก สามารถช่วยได้ Telesto สร้าง DDT โดยอัตโนมัติระหว่างการโอนสินค้า และคลังสินค้าที่รับสามารถลงนามในเอกสารได้โดยตรงจากแอป ช่วยให้ข้อมูลถูกต้องและติดตามได้แบบเรียลไทม์