ข้อผิดพลาดในการบันทึกสต็อกสามารถแก้ไขได้ 3 วิธี โดยแต่ละวิธีมีข้อดีแตกต่างกันไปตามสถานการณ์และข้อกำหนดด้านการตรวจสอบของคุณ
เมื่อคุณต้องการแก้ไขรายการสต็อกที่ไม่ถูกต้อง คุณมี 3 ทางเลือก:
- การปรับปรุงสต็อก (แนะนำ): สร้างรายการธุรกรรมใหม่เพื่อแก้ไขยอด
- แก้ไขธุรกรรม: แก้ไขรายละเอียดในธุรกรรมเดิม
- ลบธุรกรรม: ลบธุรกรรมที่ไม่ถูกต้องออกทั้งหมด
วิธีนี้จะเก็บประวัติการตรวจสอบ (Audit Trail) ไว้อย่างครบถ้วน โดยคงธุรกรรมเดิมไว้และเพิ่มธุรกรรมแก้ไขเข้าไป
- เปิดโมดูล Stock Updater
- เลือกประเภทธุรกรรมที่เหมาะสม (IN หรือ OUT) เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด
- ระบุจำนวนส่วนต่างที่ต้องการแก้ไข
- เลือกสินค้าและคลังสินค้าเดียวกันกับธุรกรรมเดิม
- เพิ่มหมายเหตุอธิบายเหตุผลในการปรับปรุงให้ชัดเจน
- ยืนยันธุรกรรม
แนะนำให้ใช้การปรับปรุงสต็อก เนื่องจากเป็นวิธีที่เก็บรักษาประวัติธุรกรรมไว้อย่างครบถ้วน และมีบันทึกการตรวจสอบ (Audit Trail) ที่ชัดเจนสำหรับงานบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
แก้ไขธุรกรรมเดิมโดยตรง เมื่อคุณต้องการแก้ไขรายละเอียดแต่ยังคงเก็บรายการธุรกรรมเดิมไว้
- เปิดโมดูล Stock Updater
- แตะไอคอนนาฬิกา (มุมบนขวา)
- เลือก Stock History จากแผงด้านล่าง
- ค้นหาธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง
- ปัดไปทางซ้ายบนแถวธุรกรรมนั้น
- แตะไอคอน แก้ไข
- อัปเดตจำนวน คลังสินค้า หรือหมายเหตุตามต้องการ
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
เมื่อแก้ไขธุรกรรม คุณสามารถเปลี่ยนแปลงรายการต่อไปนี้:
- จำนวนสินค้า
- คลังสินค้า/ตำแหน่งจัดเก็บ
- หมายเหตุของธุรกรรม
ลบธุรกรรมที่ไม่ถูกต้องออกทั้งหมด ในกรณีที่ไม่ควรมีการบันทึกรายการนั้นตั้งแต่แรก
- เปิดโมดูล Stock Updater
- แตะไอคอนนาฬิกา (มุมบนขวา)
- เลือก Stock History จากแผงด้านล่าง
- ค้นหาธุรกรรมที่ต้องการลบ
- ปัดไปทางซ้ายบนแถวธุรกรรมนั้น
- แตะไอคอน ลบ
- ยืนยันการลบ
ผู้ดูแลระบบและเจ้าของบัญชีหลักสามารถดูบันทึกการลบ (Deletion Log) เพื่อตรวจสอบการลบธุรกรรมทั้งหมดได้ ช่วยให้มั่นใจในความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการตรวจสอบ
- การปรับปรุงสต็อก: สำหรับข้อผิดพลาดด้านจำนวน ที่ต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบ (Audit Trail)
- แก้ไขธุรกรรม: สำหรับแก้ไขคลังสินค้าที่เลือกผิด หรือเพิ่มหมายเหตุที่ลืมใส่
- ลบธุรกรรม: สำหรับรายการที่บันทึกผิดทั้งหมด และไม่ควรมีอยู่ตั้งแต่แรก
