Inventarisasi fisik tidak harus menghentikan operasi Anda. Dengan perencanaan yang cerdas, Anda dapat mempertahankan tingkat stok yang akurat sambil menjaga bisnis tetap berjalan tanpa gangguan.
Mengapa Inventarisasi Fisik Penting
Bahkan sistem manajemen inventori terbaik pun dapat mengalami perbedaan seiring waktu karena pencurian, kerusakan, kesalahan penerimaan, dan kerusakan sistem. Inventarisasi fisik yang rutin membantu Anda mempertahankan catatan yang akurat, mengidentifikasi penyusutan, menghindari kehabisan stok, dan membuat keputusan pembelian yang lebih baik.
Strategi Waktu yang Cerdas
Jam Sepi: Hitung selama periode paling tenang—pagi hari, malam hari, atau akhir pekan ketika aktivitas minimal.
Penghitungan Bergulir: Alih-alih menghitung semuanya sekaligus, hitung bagian yang berbeda pada hari yang berbeda sepanjang tahun.
Pendekatan Berdasarkan Zona: Bagi inventori berdasarkan kategori produk, lokasi, atau tingkat nilai. Hitung barang bernilai tinggi lebih sering daripada stok bernilai rendah.
Metode Pelaksanaan
Metode Pembekuan
Untuk bagian bernilai tinggi atau kecil: blokir akses sementara, hitung dengan cepat, lalu lanjutkan operasi.
Metode Alur
Untuk operasi yang sibuk: hitung sambil mempertahankan aktivitas normal, tandai barang yang sudah dihitung, dan pertimbangkan pergerakan selama proses.
Gunakan Teknologi
Scanner barcode dan perangkat mobile mempercepat penghitungan dan mengurangi kesalahan. Sistem berbasis cloud memungkinkan pembaruan real-time dari mana saja di fasilitas Anda.
Koordinasi Tim
Berikan peran yang jelas: supervisor untuk mengawasi, penghitung untuk melakukan penghitungan fisik, dan koordinator untuk mengelola operasi yang sedang berjalan. Komunikasikan jadwal lebih awal dan gunakan indikator visual untuk menandai area penghitungan.
Penanganan Varians yang Cerdas
Varians kecil (di bawah 2-3% dari nilai barang) dapat disesuaikan secara otomatis. Selidiki perbedaan yang signifikan sebelum membuat perubahan. Cari pola yang mungkin menunjukkan masalah sistematis.
Jadikan Rutinitas
Jadwalkan penghitungan rutin berdasarkan kepentingan:
- Barang bernilai tinggi: Bulanan atau triwulanan
- Produk perputaran cepat: Triwulanan
- Inventori perputaran lambat: Semesteran
Kesimpulan
Bisnis yang sukses memperlakukan inventarisasi fisik sebagai operasi rutin, bukan sebagai kejadian yang mengganggu. Dengan perencanaan yang tepat dan alat yang benar, Anda dapat mencapai inventori yang akurat tanpa mengorbankan efisiensi.
Sistem inventori modern memudahkan hal ini dengan alat penghitungan mobile dan pelaporan otomatis. Alat seperti fitur Penghitungan Inventori Telesto menyediakan pemindaian barcode, pembaruan real-time, dan analisis varians—membuat penghitungan lebih cepat dan kurang mengganggu untuk bisnis sehari-hari.