การเข้าใจรายงานทางการเงินไม่ใช่แค่หน้าที่ของนักบัญชีเท่านั้น หากคุณดูแลสต๊อกสินค้าหรือบริหารธุรกิจขนาดเล็ก การมีความรู้พื้นฐานจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
ต่อไปนี้คือรายงานทางการเงินที่สำคัญ 4 ฉบับ และความเกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้าคงคลัง:
1. งบกระแสเงินสด
คืออะไร: รายงานที่แสดงให้เห็นว่าเงินสดไหลเข้าและไหลออกจากธุรกิจอย่างไร
ทำไมถึงสำคัญ: ช่วยให้รู้ว่าธุรกิจมีเงินเพียงพอสำหรับชำระค่าใช้จ่ายหรือไม่ แม้ธุรกิจจะมีกำไร แต่หากกระแสเงินสดไม่ดี ก็อาจเกิดปัญหาได้
ผลกระทบต่อคลังสินค้า: การซื้อสินค้าใช้เงินสด หากซื้อจำนวนมากหรือวางแผนผิดอาจทำให้ขาดสภาพคล่อง รายงานนี้ช่วยให้วางแผนการใช้เงินได้ดีขึ้น
2. งบดุล
คืออะไร: ภาพรวมของสิ่งที่ธุรกิจเป็นเจ้าของ (สินทรัพย์) และสิ่งที่ธุรกิจเป็นหนี้ (หนี้สิน) ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
ทำไมถึงสำคัญ: แสดงสถานะทางการเงินโดยรวมของกิจการ
ผลกระทบต่อคลังสินค้า: สินค้าคงคลังถือเป็นสินทรัพย์ การมีสต๊อกมากเกินไปอาจทำให้เงินทุนจม แต่ถ้าน้อยเกินไปก็อาจเสียโอกาสในการขาย งบดุลช่วยให้คุณควบคุมระดับสต๊อกได้เหมาะสม
3. งบกำไรขาดทุน
คืออะไร: รายงานสรุปรายได้และค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น เดือน ไตรมาส หรือปี
ทำไมถึงสำคัญ: แสดงให้เห็นว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน
ผลกระทบต่อคลังสินค้า: การซื้อสินค้าไม่ปรากฏในงบนี้โดยตรงจนกว่าสินค้าจะถูกใช้หรือขายไป หากพึ่งพาแต่รายงานนี้ คุณอาจไม่เห็นว่าสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จำเป็นต้องติดตามแยกต่างหาก
4. รายงานการดำเนินงาน (หรือรายงานค่าใช้จ่าย)
คืออะไร: รายงานที่แสดงค่าใช้จ่ายตามแผนกหรือพื้นที่ โดยปกติจะไม่รวมรายได้
ทำไมถึงสำคัญ: ช่วยให้เข้าใจว่าเงินถูกใช้ไปที่ไหน และสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น
ผลกระทบต่อคลังสินค้า: ถ้าวัสดุถูกซื้อให้แผนกใดโดยเฉพาะ รายการเหล่านั้นจะปรากฏในรายงานนี้ เมื่อมีการเบิกออกจากคลัง รายการนั้นจะถูกโอนไปยังรายงานนี้และงบกำไรขาดทุน
ข้อคิดส่งท้าย
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน แต่การเข้าใจรายงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของผลกระทบจากการบริหารสินค้าคงคลังที่มีต่อธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น รายงานแต่ละฉบับมีจุดประสงค์เฉพาะ และเมื่อใช้ร่วมกัน จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรอบคอบ ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมสต๊อก วางแผนการซื้อ หรือวิเคราะห์ต้นทุน ความรู้นี้ล้วนเป็นประโยชน์ต่อการบริหารจัดการ